Atış Serbest

2.AYBÜTÖK’ün Ardından: İyi kiler ve Keşkeler17 min read

23 Ekim 2018 8 min read

2.AYBÜTÖK’ün Ardından: İyi kiler ve Keşkeler17 min read

Reading Time: 8 minutes

Bloga tekrar dönüş yaptığımda burada düzenli olarak bir şeyler yazacağımı söylemiştim fakat aşırı dozda gelen yoğunluk ve çeşitli aksaklıklara ek olarak biriken işlerden dolayı verdiğim sözü yerine getiremedim. Bu yazıda da bu süre içerisinde gönüllü olarak bolca zaman ayırdığım öğrenci kongremizle ilgili yaptığımız çalışmaları, bunlarla ilgili değerlendirmelerimi ve neleri daha iyi yapabileceğimizi tartışacağım.

Organizekşın Başlıyor

2017’de AYBUMEDISC adıyla birincisini gerçekleştirdiğimiz kongrenin ikincisi için öğretim görevlisi görevlendirilmesinden sonra hocalarımız çekirdek bir organizasyon ekibi oluşturmak için küçük bir toplantı organize ettiler. Toplantıya bütün öğrenci kulüplerinin temsilcileri ve onlara ek olarak ben katıldım. Toplantıda geçen seneki eksiklerden(neredeyse her şey) ve bu seneki hedeflerimizden bahsedildi ve bir yola girilmiş oldu.

Benim kulüplerden farklı olarak bireysel katılmamın sebebi ise geçen sene, gönlümün (çok) kötü web sitesi ve teknik alt yapıya sahip bir kongre olmasına el vermediği için gerekli teknik desteği ve yazılım desteğini gönüllü olarak vermiş olmamdı. Sonuçta bunlar kongreyi kongre yapan temel parçalardan biriydi. Ben de yine bu işleri yürütmek için gönüllü oldum.

Ayrıntılar yavaş yavaş belli olurken TÜBİTAK desteği için hızlıca temel bilgilerin yer aldığı ilk web sitesini hazırlamaya başladım. Namecheap üzerinden aybutok.org domainini satın aldık ve geçen seneki tasarımı temel alarak geçici web sitesini açtık. Kongre başkanı ve genel sekreteri hocalarımız da TÜBİTAK için gerekli raporları hazırladılar ve destek başvurusunu yaptılar. Sonuçta destek başvurumuz reddedildi.

Bütün bunlar olurken de öğrencilerin oluşturduğu çekirdek ekipten yani öğrenci yürütme kurulundan Batuhan (Kişi) çok büyük bir sorumluluk altına girerek kongre öğrenci yürütme kurulu başkanı oldu. Onun organizasyonuyla da görev dağılımları ve ilk hedeflerimiz belli oldu. Bu yazının kapsamı teknik konular olduğu için daha fazla derine inmeyeceğim. Zaten insem de bu kadar emeği anlatmak için blog yazısı değil kitap yazmak gerekir 🙂

Websitemiz aybutok.org

Geçici web sitesinin görevi TÜBİTAK için gerekli olan bilgileri barındırmasıydı. TÜBİTAK’tan sonra kalıcı sitemiz için çalışmalara başladım. Zamanınız ve bütçemiz çok kısıtlı olduğu için düşük imkanlarla mümkün olan en kaliteli işi çıkartmak gerekiyordu.

Bunun için sıfırdan tasarımı beklemek yerine yurt dışındaki tasarımcıların tasarımlarından birini satın aldık. Bu tasarım lego gibi parçalardan oluşuyor ve biz ihtiyacımız olan şeyleri kullanarak hayal ettiğimiz tasarımları ortaya çıkarıyoruz. Zaten kafamdaki tasarım az çok belli olduğu için bu kısmı kolayca hallettik.

Tasarımı bu şekilde hallettikten sonra arka kısım için bir PHP ailesinden Laravel’i kullandık. Bunun yerine Python’dan Django kullanabilirdik ama Laravel’deki tecrübeme güvenerek onda karar kıldık. İyi ki de seçmişiz, akut sıkıntılar çıktığında hızlıca müdahale edebilmemin en büyük sebebi tecrübeli olmamdı.

Laravel’de sistemi ikiye ayırdık. Birincisi tamamen tanıtım odaklı olan landing page ve benzeri sayfalar, diğeri ise kayıt olan kullanıcıların kongre ile ilgili aksiyonlarını alabilecekleri kullanıcı sayfaları. Bu yapı zaten web uygulamalarının hemen hemen hepsinde olan fazla önemi olmayan bir yapı.

Aksiyonu ise şöyle tasarladık: Katılımcılar kayıt formunu doldurup katılımcı sistemine kayıt oluyorlar. Daha sonra katılım ücretlerini havale veya EFT ile gönderip mali ekipten onay bekliyorlar. Mali onaydan sonra da katılımcı sisteminden kongre içindeki etkinliklere katılımları ile ilgili atölye, konaklama, ulaşım gibi tercihleri yapıyorlar. Böylece minimum e-posta yazışmasıyla -sıfıra yakın- kayıt işlemleri hallolmuş oluyor.

Buraya kadar olan kısımdaki aksiyonda farklı eksiklerimiz var bana göre. Öncelikle kayıt ücretini online olarak kredi kartı ile alıp otomatik onay sistemi geliştirebilirdik, bilerek yapmadık. Çünkü bu sistemi entegre ettiğimizde hem bankaya veya aracı kuruluşa(iyzico, PayU gibi) belirli miktarlarda komisyon verecektik. Bu da zaten kısıtlı bütçede zarara sebep olacaktı. Nitekim kongre sonrası mali tabloda da bütçemiz ucu ucuna yetmişti.

Aksiyondaki diğer eksiklik ise konaklama bilgileri alınırken otel odalarının tam olarak simüle edilememesiydi. Yani biz standart olarak 3 kişilik odaları düşünmüştük fakat 2 veya tek kişilik oda talep edilebileceğini hesaba katmamıştık. Bu gibi tercihleri katılımcıların e-posta yoluyla bildirmeleri gerekti. Halbuki kongreye katılan başka arkadaşlarıyla aynı odada kalmaya kadar konaklama işlerini kolaylaştıran bir sistem geliştirebilirdik.

Diğer bir kısım yönetim sekmesi. Katılımcılardan farklı olarak kongre organizasyon ekibinin kayıtları takip etmesi için farklı bir sekme ekledik. Ekiptekiler bu sekmeden katılımcıların ücret ödemelerine onay verip yaptıkları konaklama ve ulaşım tercihlerini görebiliyorlar. Bu kısım normal yönetim panellerine nazaran çok kısıtlı kabiliyetlere sahip. Bunun sebebi ise ihtiyaçlarımızın az olması ve bu kısımı iyileştirmek için harcayacağımız enerjinin manuel yönetimden fazla olacak olması. Kısaca -bizim için- harcı borcunu karşılamıyor diyebiliriz.

Site üzerinden yaptığımız ama başlık olarak siteden ayrı olması gerektiğini düşündüğüm birkaç farklı işe de değinmek istiyorum.

QR Kod Sistemi

QR kodlar günlük pratikte çok fazla işimize yarıyor. Bunların en önemlisi hiç şüphesiz biletlerde. Biz de bu teknolojiyi biletlerimizde kullanmak ve işleri hızlandırmak istedik. Bunun için yönetim sekmesinde her katılımcı için bir QR kodu oluşturup bunu etkinlik sırasında dağıtılan yaka kartlarına ekledik. Kongre boyunca oturumlarda yoklama alırken, atölye girişlerinde, yemek dağıtımlarında ve gala gibi sadece bazı paketlere dahil olanların katılabileceği etkinliklerde kullanmak istedik.

Kodları okuma işlemi için kendimiz herhangi bir yazılım geliştirmedik. Var olan uygulamalardan kodu okuyup browserda açmasıyla o an aktif olan aktivite ile ilgili yoklama almasını sağladık. Bu yöntem ilkel bir yöntem olsa da yeni bir uygulama geliştirme maliyetinden bizi kurtardığı için mantıklıydı. Fakat iş kongre sırasında uygulamaya gelince kapıda bekleyen yüzlerce kişiden QR kod okumaya çalışmak imkansız oluyordu. Telefonların hızına göre işlem süresi uzadığı için de yığılmalara sebep oluyordu. Bu sebepler yüzünden ilk olarak sadece kritik yerlerde bu sistemi kullandık.

Peki nasıl daha iyi hale getirebilirdik? Bilet basma kısmında sıkıntı yok. Çoğu sıkıntı okuma kısmında. Bunun için de ya native bir mobil uygulama geliştirilebilir ya da hazır 2D barkod okuyucu alınıp sadece basit bir arayüzle okuma yapılabilir. Native uygulamada aynı anda -akıllı telefonu olan- birden fazla kişi kontrol yapabilirken barkod okuyuculu sistemde makine sayısı kadar kontrol yapılabilir.

Yoklama sisteminde QR’ı bu şekilde kullandık. Diğer QR kod kullandığımız yer ise katılım belgeleri. Onu da sertifika başlığı altında anlatacağım.

Interwall

Interwall, büyük etkinliklerde sosyal medya etkileşimini artırmak için kullanılan ve akışın gösterildiği bir uygulama. Temel itibariyle basit bir yazılımın fahiş fiyatlarda satılmasından dolayı 3 sene önce ihtiyacımız kadar özelliği bulunan versiyonunu geliştirme ihtiyacı hissetmiştim. Şu anda bizim üniversitedeki çoğu büyük etkinlikte kullanılıyor.

Kongremizde ana projeksiyon cihazının yanlarında küçük projeksiyon cihazları ve perdeler bulunuyor. Küçük projeksiyonlarda Interwall’ı kullanıp seçtiğimiz kongre ile ilgili tweetleri bu ekranlarda gösterebiliyoruz. Ek olarak geri sayım sayacıyla konuşmacılara ve dinleyicilere süre takibi fırsatı da sunuyor. En önemli özelliği ise dinamik arayüzü ile kullanıcılara duyuruları hızlıca yapma imkanınız oluyor.

Interwall’ın özellikleri bizim kongrelerimiz için yeterliydi ama daha fazla özellikle daha fonksiyonel hale gelebilir. Bu özellikleri de ekleyerek birkaç ay içerisinde düşük bir ücretle herkesin kullanımına sunacağız.

Prezi ah Prezi!

Sunum hazırlamak için çoğumuzun aklına gelen ilk program şüphesiz PowerPoint. Benim aklıma ise Keynote(CcC Apple CcC) gelir. Ama son birkaç etkinlikte fazlasıyla Prezi kullanan da gördüm. İncelediğim kadarıyla ya exe şeklinde çıktı alıp veya browser üzerinden kullanabilirsiniz. Programın sunum açısından kalitesi benim hoşuma hiç gitmiyor, birçok konuda PowerPoint ve Keynote’un üstün olduğunu düşünüyorum.

Sunum açısından benim hoşuma gitmemesi sunum yapanları tabi ki bağlamaz ama bir etkinlikte sunum yapacak bir kişinin etkinliğin imkanlarını bilip ona göre hazırlıklı olması gerekir diye düşünüyorum. Çünkü bu tip şeylere dikkat edilmediğinde sahnede tam bir hüsran oluyor. Hele de en can alıcı yerlerdeyse…

Kongrede 15 farklı sözlü bildiri sunumu ve 7 hoca sunumu vardı. Hocalar sunumlarını -alışık olduklarından olsa gerek- farklı formatlarda hazırlayıp gelmişlerdi, zaten bir çoğu da kendi bilgisayarını kullandı, bundan dolayı da pek sorun çıkmadı. Fakat öğrenciler tarafında sıkıntılar vardı. Biz önceden Prezi ile hazırlanması ve sorun çıkması halinde sorumluluk kabul etmediğimizi söylesek de yine de Prezi kullananlar vardı.

Prezi ile hazırlanan sunumlardan biri browser üzerinden sunulmak istendi ve pointer desteklemediği için problemle karşılaşıldı. Browser üzerinde işlemler geciktiği için bizim getirdiğimiz pointer Prezi’yi desteklemedi, kendilerinin getirdiği pointer da browser hızına yetişemedi. Sonuçta olan -kendileri bizi suçlasa da- kendilerine oldu. Başka bir katılımcı ise Prezi’de hazırlayıp exe olarak getirmişti. Exe hazırladıkları için biz sunumları toplarken e-posta ile gönderme aşamasında bile sorunla karşıladılar daha ilk dakikada. Sonrasında USB ile alsak da yine pointer Prezi ile çalışırken problem verdi. Onlar da bizi suçlasa da provasızlığın bedelini ödediler, diğer grup çalışan pointer getirmişti en azından.

PowerPoint ile hazırlayınca bütün dertler çözülmüyor tabi ki. Orada da başka sorunlar var. Sunumlar eklenen videolar düzgün eklenmediği için başka bilgisayarda çalıştırınca videolar açılmadı, manuel olarak açmak zorunda kaldılar. Bu da sürelerinden kaybetmelerine sebep oldu. Halbuki ya videoları sunumun içine tam gömebilir ya da videoların göstermek istedikleri kısmı kısa giflere çevirip sunuma ekleyebilirlerdi. Bu şekilde daha akışkan bir sunum elde edebilirlerdi.

Sunumlar sırasında bütün sunum yapacak kişilerle bizzat ben ilgilendim ve hiçbir sorun yaşamamaları için elimden geleni yaptım. Bahsettiğim sorunların çoğu katılımcıların kendi provasızlıklarından kaynaklanan sorunlar. Bunu çözmek için de sunum yapacak kişilere kısa bir videolu eğitim yapılabilir diye düşünüyorum. Hatta mümkünse bir gün öncesinde herkesin sahneye çıkıp birebir prova yapması daha uygun olur kanaatindeyim, ama imkanlar her zaman müsait olmuyor bunun için.

Bu arada bütün bunlara rağmen Prezi ile hazırlanan 2 sunumun da dereceye girdiğini belirteyim 🙂

Çevreci Katılım Belgelerimiz

Yukarıda bahsettiğim QR kod sistemini katılım belgelerimizde de kullandık. QR kodlar ile ÖSYM’dekine benzer ondan daha da basit bir belge doğrulama sistemi oluşturduk. QR kod okutularak belgenin doğru olup olmadığı kontrol edilebiliyor.

QR koda ek olarak bu sene katılımcılara basılı katılım belgesi vermedik. Yukarıda bahsettiğim katılımcı sisteminden katılım belgesi almaya hak kazananlar belgelerini otomatik hazırlanan basıma hazır PDF olarak indirebiliyorlar. Bu sayede az da olsa ağaçları kurtarmış olduk. Darısı diğer basılı belgelerin başına.

Ses Sitemi

Önceki senelerde en çok muzdarip olduğumuz konu ses sistemiydi. Teknik elemanların ve ekipmanların yetersiz olmasından dolayı bozuk headsetler, mikrofonlar ve ayarsız mikserler bize çok çektirmişti. Teknik ekiple ilgili yaşadığımız sıkıntıları sıkça dile getiriyordum zaten. Yönetime de artık illallah ettirmiş olacaklar ki geçen sene sonuna doğru azledildiler ve yeni bir ekip geldi yerlerine.

Yeni gelen ekip bütün sistemi elden geçirip eldeki imkanları sonuna kadar kullanmamıza imkan verdi. Biz de onların güvenini boşa çıkartmamaya çalışarak her şeye gözümüz gibi baktık ve her türlü desteği sağladık. Bütün headsetler, mikrofonlar ellerimizdeydi ve sonuna kadar her türlü imkanı değerlendirdik. Katılımcıların da sunum yapanların da çok hoşuna gitti. Onlar sayesinde kongre boyunca ses sorunu sıfıra yakındı. Tekrardan hepsine teşekkür ediyorum.

Server = Sunucu

Site ve katılımcı alt yapısı için ayrı bir sunucu kiraladık. Tek bir site için bu kadarına ihtiyaç var mıydı derseniz kesin var veya yoktu diyemeyiz. Ama önemli olan bir şey vardı. Reklam için belirli bir bütçe ayırmıştık ve kayıtlar sırasında sitede herhangi bir yavaşlama veya çökme olmamalıydı. Etkinlik sırasında da işlem hacmi fazla olacağı için bunu da kaldırması gerekiyordu. Ayrıca diğer sitelerdeki herhangi bir sıkıntı kongre sitesinin de kapanmasına her an yol açabileceği için onu ayrı bir yerde tutmak istedik. Böylece riskleri en aza indirdik. Sonuçta 6 aydan fazla süredir siteye 1 saniye bile ulaşılamadığı olmadı.

Sunucuyu DigitalOcean üzerinden haftalık yedek alınacak şekilde kiraladık. Basit DevOps işleri için ise Laravel ile tamamen uyumlu çalışan Forge alt yapısını kullandık. Sitenin kodlarını da GitHub üzerinde tuttuğumuz için bu üçü kendi arasında bir sinerjiye sahip olmuş oldu. Kodları yazıp GitHub’a attığımız an Forge değişikliği hemen deploy edip kodları yayına alıyordu. Böylece hiçbir kesinti olmadan maximum 3 saniye içerisinde yazdığımız kodlar sunucuda çalışır hale geliyordu. Kurduğumuz bu alt yapı aynı zamanda hızlı reaksiyon vermemizi de sağladı.

E-Posta Gönderimleri

Öğrenci kongrelerinin çoğu Google Forms üzerinden kayıt alıyor hala. Bizim kullandığımız kendi geliştirdiğimiz katılımcı sisteminden ise yukarıda bahsetmiştim. Google Forms üzerinden alınan başvuruları takip edip katılımcılara e-posta göndermek zorlu bir süreç. Çoğu ekip bunu da teker teker elle yapıyor hala. Biz ise kendi katılımcı sistemimize bağladığımız üniversitenin e-posta sunucusu sayesinde istediğimiz gruba, kişilere, ekibe istediğimiz e-postayı 1 dakika içerisinde spama asla düşmeden gönderebiliyorduk.

Bir kere aktiflere göndereceğim e-postayı pasif katılımcılara, pasiflere göndereceğim e-postayı aktif katılımcılara göndermem dışında her şey çok güzeldi 🙂

Sosyal Medya Reklamları

Mali ekip bizim için bütçeyi belirledikten sonra tanıtım görsellerimizin içeriğini hazırladık ve Instagram üzerinden reklama çıktık. 100 binden fazla görüntülenme aldık. Reklamı çok kısıtlı bir kitleye verdiğimiz için yüksek bir rakam. Kayıtlarımıza da ciddi katkısı olduğunu düşünüyorum. En azından harcadığımızdan daha fazlasını kongre bütçesine koymayı başardık 🙂

Instagram reklamları Facebook üzerinden veriliyor. Hedef kitleyi, reklam özelliklerini vs. ayarladıktan sonra kredi kartınızı verip gelen kullanıcıları izliyorsunuz. Tabi bu sırada gösterimler arttıkça Mark bey çatır çutur paraları kartınızdan çekiyor. Ama en güzel kısmı kampanya ilerledikçe reklam dönüşümü kısmını izlemek 🙂 Web sitemizde çeşitli yerlere eklediğimiz kodlarla kullanıcıların formda nereye kadar geldiklerini, hangi kaynaklardan geldiklerini ve hangi görselde tıklamaya ikna olduklarını bile görebiliyoruz. Gelecek kongreler için fikir vermesi açısından güzel ayrıntılara sahip bir veri.

Canlı Yayın Bir Türlü Canlanamadı

İşte geldik asıl patladığımız yere. Bu öneriyi büyük umutlarla vermiştim organizasyon ekibine. 4 sene önceki bir etkinlikte yaptığım canlı yayın denemesi başarıyla sonuçlanmıştı ve aynısını burada da yapabileceğimizi düşünmüştüm. Öneri kabul edildi ve ekstradan sadece online katılımcılar için ayrı bir program açıldı. Az da olsa kaydolanlar oldu.

Kongre zamanı geldiğinde normalde tam zamanında gelen internet hızımızla ilgilenen ekibin gelmeyeceği tuttu ve düşük hızla her ihtimale karşı yanımda getirdiğim yedek telefonla yayın yapmaya başladık. Normalde benim niyetim salonun üstünde bulunan kamerlardan görüntüyü, mikserden ses outputu alıp bilgisayarda birleştirerek canlı yayına vermekti, bunu daha önceden de yapmıştık. Ama güvenlik gerekçesiyle kameraların IP adresini, öğrenemediğim bir sebeple de mikserden ses çıkışını alamadığım için telefonla yayına başlamak zorunda kaldık. Ben yanımda getirdiğim, ses kalitesi için ortam mikrofonunu ve güç desteği için powerbanki bağlasam da istediğim kalitede bir yayın olmadı. Düşük hız yüzünden de kesintiler oldu. Her ne kadar kompanse etmeye çalışsam da sonuçta canlı yayını olmamış sayıyorum.

Buradaki hatanın çoğunun bende olduğunu düşünüyorum. Görüntü ve ses çıkışını kullanmak için resmi izin alabilirdim ama daha önceden rahatça kullandığımız için ihtiyaç olmadığını düşündüm. İnternet hızı işini de o gün olması yerine daha ısrarcı olup önceki günlerde yaptırabilmiş olsaydım alternatif yayın da daha kaliteli olabilirdi. Ama sonuçta buradaki sıkıntı bende. Bütün online katılımcılardan özür diliyorum. Geri bildirim formunu doldurmayı unutmasınlar.

Sonuç

Sloganda da söylediğimiz gibi hem bilimsel hem de sosyal bir kongre geçirdik. Tekrardan bütün organizasyon ekibine teşekkür ediyorum her türlü emekleri için.

Mümkün olduğu kadar teknik işlerle ilgili neleri yaptık neleri daha iyi yapabilirdik sorularına ve kendi bulduğum cevaplara yer vermeye çalıştım. Diğer işlere göre daha fazla bilgi ve tecrübe gerektirdiğini düşündüğüm için de buraya not düşüp gelecek seneki organizasyon ekibine -eğer tekrar içinde olursam bana da- yol göstermesini diliyorum.

Bizim için de çok güzel bir anı olarak buraya not düşmüş olayım.

Sevgilerimle…

Leave a comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir